Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Kontakt: info@virtualcityrp.de

Die vollständige ladungsfähige Anschrift muss vor Veröffentlichung ergänzt werden.

Worum es geht

Diese Erklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch von virtualcityrp.de und bei der Nutzung des zugehörigen Webportals verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind beispielsweise IP-Adressen, Kontaktdaten, Benutzerkennungen und Inhalte von Supportanfragen.

Die tatsächlichen Verarbeitungsvorgänge müssen mit der eingesetzten Server- und Website-Konfiguration übereinstimmen. Offene Prüfpunkte sind am Ende dieser Seite aufgeführt.

Hosting und Serverprotokolle

Für die Bereitstellung der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Adresse, HTTP-Statuscode, Browserinformationen und technische Fehlerdaten gehören. Dies dient dem Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Website wird auf einer Serverinfrastruktur des Hosting-Anbieters Avoro betrieben. Der genaue vertragliche Anbietername, die Anschrift, der Serverstandort, mögliche Unterauftragnehmer, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die konkreten Log-Aufbewahrungsfristen sind noch zu verifizieren.

Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, einen technisch gesicherten Passwort-Hash und gegebenenfalls eine freiwillig angegebene Discord-ID. Zur Anmeldung werden die Zugangsdaten überprüft und eine Sitzung eingerichtet. Außerdem kann der Zeitpunkt des letzten Web-Logins gespeichert werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des angeforderten Benutzerkontos und der damit verbundenen Portal-Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Freiwillige Zusatzangaben werden nur für die jeweils erläuterten Funktionen genutzt; die konkrete Rechtsgrundlage ist gegebenenfalls gesondert zu prüfen.

Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Benutzerkontos verarbeitet und danach gelöscht, soweit keine berechtigten Aufbewahrungsgründe oder gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Sitzungen und technisch notwendige Cookies

Für die Anmeldung und den Schutz von Formularen können technisch notwendige Sitzungs-Cookies eingesetzt werden. Sie dienen unter anderem dazu, angemeldete Nutzer wiederzuerkennen und missbräuchliche Formularübermittlungen zu verhindern.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Funktion auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; das Speichern beziehungsweise Auslesen unbedingt erforderlicher Informationen auf dem Endgerät richtet sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Cookie-Namen, Lebensdauer und etwaige zusätzliche Cookies müssen technisch geprüft werden.

Discord-Anmeldung und Verknüpfung

Sofern du die Anmeldung über Discord aktiv auswählst, wirst du an Discord weitergeleitet. Im Rahmen der Autorisierung können je nach tatsächlich angeforderten Berechtigungen Kennungen und Profilinformationen an unser Portal übermittelt und mit deinem Benutzerkonto verknüpft werden. Discord verarbeitet dabei Daten in eigener Verantwortung.

Die Verarbeitung durch unser Portal dient der von dir angeforderten Anmeldung oder Kontoverknüpfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die konkreten OAuth-Berechtigungen, gespeicherten Discord-Daten und gegebenenfalls internationale Übermittlungen sind anhand der Implementierung zu prüfen. Informationen von Discord: discord.com/privacy.

Bewerbung, Whitelist und Support

Wenn du Bewerbungen, Whitelist-Anfragen oder Support-Tickets einreichst, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Angaben sowie gegebenenfalls zugehörige Kontokennungen, Bearbeitungsstatus und Nachrichtenverläufe, um deine Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist abhängig vom konkreten Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Bitte übermittle keine unnötigen sensiblen Daten. Welche Pflichtfelder, Rollenberechtigungen und Löschfristen tatsächlich gelten, muss anhand der Formulare und des Ticketsystems ergänzt werden.

Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder über ein Kontaktformular verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt der Nachricht, um das Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist je nach Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Nachrichten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, sofern keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen.

Externe Links und eingebundene Dienste

Links zu Discord, TeamSpeak oder anderen Angeboten führen gegebenenfalls zu Diensten Dritter. Ein gewöhnlicher externer Link bedeutet nicht automatisch, dass beim bloßen Besuch unserer Website Daten an den Zielanbieter übertragen werden. Anders kann es bei eingebetteten Widgets, extern geladenen Schriften, Videos oder Skripten sein.

Ob externe Ressourcen direkt eingebunden sind, muss im Quellcode und im Netzwerkverkehr geprüft werden. Die bisherige Erklärung nennt Google Analytics, Google Ads, Facebook-Pixel, AdSense und Remarketing; deren aktuelle Nutzung ist nicht bestätigt. Falls solche Dienste aktiv sind, müssen sie einschließlich Rechtsgrundlage, Einwilligungsverwaltung und Drittlandtransfers konkret ergänzt werden.

Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten können an technisch erforderliche Dienstleister weitergegeben werden, etwa Hosting- oder E-Mail-Anbieter, soweit dies für den Betrieb notwendig und rechtlich zulässig ist. Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Bei Drittanbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen die jeweils geltenden Voraussetzungen für internationale Datenübermittlungen geprüft werden. Eine pauschale Berufung auf das frühere „Privacy Shield“ ist nicht mehr aktuell.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Für Serverlogs, Support-Tickets, Bewerbungen, Discord-Verknüpfungen und Sicherungskopien müssen konkrete Lösch- und Aufbewahrungsfristen noch anhand der tatsächlichen Systeme festgelegt werden.

Deine Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Datenschutzanfragen kannst du an info@virtualcityrp.de richten.

Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere der verschlüsselte Transport per HTTPS und geeignete Zugangsschutzmaßnahmen. Ein vollständiger Schutz bei jeder Datenübertragung kann nicht garantiert werden.

Aktualisierungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten Funktionen, Anbieter oder rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand des redaktionellen Entwurfs: 9. Oktober 2026.

Vor Veröffentlichung prüfen

Offene Angaben: Vollständige Betreiberanschrift; vollständige Anbieterangaben zu Avoro, Serverstandort und AV-Vertrag; Serverlog-Fristen; eingesetzte Cookies und Consent-Management; tatsächlich aktive Analytics-/Werbedienste; Discord-OAuth-Scopes und Datenspeicherung; Support-/Bewerbungsdaten und Löschfristen; externe Schriftarten, Skripte und Einbettungen; E-Mail-Anbieter und Backups.

Diese Fassung ist ein sorgfältig überarbeiteter Entwurf auf Basis der vorhandenen Informationen, aber noch keine vollständig verifizierte Beschreibung aller realen Verarbeitungsvorgänge.